Kilometrówka – ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencją objęte są samochody użytkowane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia, leasingu. Wyjątkiem są samochody osobowe wykorzystywane w ramach leasingu, o którym mowa w art. 23 a ptk 1 ustawy o pdof (leasing finansowy).

W przypadku samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych wydatki związane z jego eksploatacją przedsiębiorca rozlicza w kosztach podatkowych na zasadach określonych a art. 23 ust. 1 ptk 46 ustawy o pdof.

Możliwość zaliczania tych wydatków do kosztów jest ograniczona i wyznacza ją wysokość kwoty będącej iloczynem ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i stawki za 1 km przebiegu pojazdu.

Kilometrówka a dowód potwierdzający poniesienie wydatku

Ustawa nie określa wzoru prowadzenia ewidencji a jedynie ustala zakres informacji jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. Są to: nazwisko, imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność, data i cel wyjazdu, opis trasy(skąd-dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika i jego dane.

Zasady ewidencji:

• W przypadku braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki ponoszone z tytułu używania samochodu na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

• Również sama ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi dowodu potwierdzającego poniesienie wydatku. Określa jedynie limit wydatków, jakie mogą być zaliczone w ciężar kosztów.

• Kosztem podatkowym mogą być faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki związane z samochodem osobowym mieszczące się w limicie ustalonym w ewidencji przebiegu pojazdu.

Wydatki rozliczane przez ewidencję

Wydatki na zakup paliwa, wymiana oleju, części zamiennych,wydatki na naprawę, remonty, przeglądy okresowe, ubezpieczenie pojazdu, czynsz najmu, opłaty parkingowe wszystkie udokumentowane dowodami ich poniesienia jak: oryginały faktur Vat, rachunki, dowody zapłaty ubezpieczenia, bilety parkingowe.  

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw, napraw samochodu itp powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu.

Jak kilometrówka limituje koszty

Przykład

Przedsiębiorca w miesiącach styczeń, luty marzec 2011 r korzystał z prywatnego samochodu o pojemności skokowej 1 300 cm3. Stawka za 1 km dla tego typu pojazdu wynosi 0,8358 zł.

Ewidencję prowadzi się narastająco w ramach danego roku podatkowego:

                            Limit(kilometrówka)                         Wydatki                                      Koszty

Styczeń

Wydatki są wyższe niż wielkość wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu(450,00>376,11) – do KPiR przedsiębiorca wpisał kwotę (mniejszą) 376,11.

Luty

Wydatki są mniejsze niż wielkość wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu(580,00<794,01), w kolumnie koszty narastająco należy wpisać kwotę(mniejszą) 580.00 – do KPiR przedsiębiorca wpisał kwotę 203,89(580 – 376,11)

Marzec

Wydatki są wyższe niż wielkość jaką ustala ewidencja przebiegu pojazdu(1180.00>1044,75), w kolumnie koszty narastająco należy wpisać kwotę (mniejszą) 1044,75 - do KPiR przedsiębiorca wpisał kwotę 464,75(1044,75 – 580.00)

Inne ograniczenia

Ustawodawca wprowadził ograniczenia dotyczące wydatków poniesionych na naprawy powypadkowe:

• Wydatki stanowią koszt, o ile samochód był objęty ubezpieczeniem AC,

• Do kosztów podatkowych można zaliczyć tylko wydatki poniesione na ubezpieczenie AC od tej części wartości samochodu osobowego, która nie przekracza 20 000 euro.

• Dopiero tak ustalone powyższe wydatki porównywane są z limitem jaki ustali ewidencja przebiegu pojazdu.

Uwaga!

Wydatki poniesione na zakup paliwa wpisujemy w kwocie brutto.

Jeżeli przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej korzysta z więcej niż jednego samochodu osobowego nie stanowiącego środka trwałego, wówczas zobowiązany jest do prowadzenia dla każdego z nich odrębnej ewidencji przebiegu pojazdu.

W jazdach lokalnych obowiązują limity:

• 300 km w gminach do 100 tys mieszkańców,

• 500 km w gminach powyżej 100 tys mieszkańców,

• 700 km w gminach powyżej 500 tys mieszkańców.

Wątpliwości interpretacyjne

Czy kilometrówka obejmuje dojazdy przedsiębiorcy z domu do swojej firmy i z powrotem?

Jakie naprawy samochodu może ująć przedsiębiorca w ewidencji przebiegu samochodu( nie ma opłaconej składki AC), by nie zostały potraktowane jako powypadkowe?

Czy faktury Vat z tytułu napraw czy zakupu części zamiennych dają możliwość odliczenia podatku Vat w całości czy tylko w części - w ramach limitu jaki ustala kilometrówka?